Retsgrundlaget for journalisering findes i offentlighedslovens § 15. Heraf gælder, at dokumenter, som myndigheden har modtaget eller afsendt til udenforstående, og myndighedens interne dokumenter, skal journaliseres i det omfang, dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Dokumentet skal journaliseres snarest muligt, efter det er modtaget eller afsendt, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 2.

Pligten til at journalisere gælder for statslige forvaltningsmyndigheder samt kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 4.